Einberufung und Tagesordnung einer Mitgliederversammlung
Thema: Vereinsrecht
Die Einberufung einer Mitgliederversammlung (MV) und die Festlegung der Tagesordnung sind essentiell, damit die MV ordnungsgemäß ablaufen kann und die Beschlüsse rechtlich wirksam gefasst werden.
Wie muss die MV einberufen werden?
Die Einberufung einer MV unterliegt keinen besonderen gesetzlichen Formerfordernissen. Allerdings fordert der Gesetzgeber in § 58 Nr.4 BGB , dass jeder Verein individuell die Einberufungsmodalitäten einer MV in der Satzung festlegen muss. Die Form der Einberufung – also der Einladung zur MV – kann demnach frei gewählt werden. Das bedeutet aber nicht, dass die Form der Einberufung keine besondere Aufmerksamkeit benötigt: Wenn die Form ungeeignet ist und deshalb nicht eingehalten wird, sind die Beschlüsse der MV bereits aus formalen Gründen unwirksam.
Besonders wichtig bei der Wahl der Form der Einberufung ist, dass jedes Mitglied die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der Einberufung erlangen kann. Wenn also beispielsweise eine Einberufung per E-Mail stattfindet, muss sichergestellt sein, dass jedes Vereinsmitglied einen Zugang zu einem eigenen E-Mailpostfach haben kann. Alternativ kann die MV auch per Brief oder auf der Vereinswebsite einberufen werden. Bei der Wahl der geeigneten Form sollten als Kriterien insbesondere die Anzahl, der Standort und das Alter der Mitglieder berücksichtigt werden. Zudem muss darauf geachtet werden, dass die Satzungsregelungen bestimmt genug sind: Einberufungen „durch Anschlag“ oder „durch die Presse“ sind zu ungenau und demnach unzulässig.
Es ist zusätzlich auch möglich, dass in der Satzung eine „wahlweise“ Einberufung stattfindet, solange die o.g. Anforderungen erfüllt werden. Demnach kann festgelegt werden, dass die Einberufung „wahlweise per E-Mail oder Brief“ stattfindet. Hierdurch kann flexibler gehandelt werden und auf die individuellen Gegebenheiten bei den Mitgliedern reagiert werden.
Besteht eine Einberufungsfrist?
Gesetzlich ist keine feste Einberufungsfrist vorgeschrieben. Aber auch hier bedeutet das nicht, dass keine Frist eingehalten werden muss. Den Mitgliedern muss es ermöglicht werden, dass sie sich angemessen auf die Mitgliederversammlung vorbereiten können. Wenn eine Einberufung also einen Tag vor der Mitgliederversammlung stattfindet, liegt keine angemessen lange Einberufungsfrist vor. Eine allgemein angemessene Frist lässt sich auf Grund der individuellen Gegebenheiten eines jeden Vereins jedoch nicht festlegen. Beispielsweise müssen bei Vereinen mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten im Ausland deutlich längere Fristen gewährt werden als bei Vereinen, die nur Mitglieder an einem festen Standort haben. Die Frist ist in der Satzung festzuhalten.
Wer beruft die Mitgliederversammlung ein?
Die Mitgliederversammlung wird im gesetzlichen Regelfall durch den Vorstand einberufen. Allerdings kann in der Satzung auch ein anderes Organ festgelegt werden. Wenn eine Einberufung durch das falsche Organ stattfindet, sind auch hier alle Beschlüsse der MV regelmäßig nichtig. Wichtig: Bei der Einberufung „durch den Vorstand“ muss die vertretungsberechtigte Zahl der Vorstandsmitglieder einladen. Der Einberufung hat in der Regel ein Vorstandsbeschluss vorauszugehen, der Zeitpunkt und Inhalte der MV festlegt.
Mitteilung der Tagesordnung
Nach den gesetzlichen Vorschriften müssen die Tagesordnungspunkte der MV bereits bei der Einberufung benannt werden. Die Mitglieder sollen dadurch vor Überraschungen geschützt werden und die Möglichkeit bekommen, sich auf die MV ausreichend vorzubereiten. Allerdings ist es möglich, dass in der Satzung von dieser Regelung abgewichen wird. Bei der Mitteilung der Tagesordnung ist insbesondere auf die sorgfältige Formulierung zu achten: Wenn ein Ausschluss eines Vereinsmitglieds mitgeteilt wird, so muss dies deutlich in der Tagesordnung stehen. Der Name des Vereinsmitglieds muss dafür allerdings nicht genannt werden. Bei Satzungsänderungen sind die zu ändernden Inhalte mitzuteilen – auch wenn die konkrete Formulierung in der MV noch angepasst werden kann.
Können nach der Einberufung der MV noch Anträge zur Tagesordnung gestellt werden?
Wenn nach der Einberufung der MV weitere Anträge zur Tagesordnung gestellt werden, ist dies nur mit einer dementsprechenden Satzungsregelung möglich. Ebenfalls können Dringlichkeitsanträge während der Versammlung nachgeschoben werden, wenn die Satzung dies zulässt. Wenn keine Satzungsregelung besteht, können Anträge nur nachgeschoben werden, wenn die Einberufungsfrist noch eingehalten werden kann.
