Die E-Rechnung kommt – das müssen Vereine wissen

Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Verhältnis Pflicht. Nicht nur inländische Unternehmer sind von dieser Änderung betroffen, sondern auch Vereine, wenn sie als Unternehmer des Umsatzsteuergesetzes gelten. Durch die Einführung der E-Rechnung soll Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden und eine effizientere Steuerverwaltung ermöglicht werden.  

Was ist eine E-Rechnung? 

Bei der E-Rechnung handelt es sich um Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Es werden Rechnungsinhalte in einem strukturiertem maschinenlesbaren Datensatz als reines Datenformat dargestellt, wodurch eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung der Rechnung ermöglicht wird. Für die konkrete Ausgestaltung einer E-Rechnung können verschiedene Standards bzw. Spezifikationen genutzt werden. Damit eine einheitliche Umsetzung stattfinden kann, wurde in Deutschland die Standard XRechnung entwickelt, welche den Anforderungen der E-Rechnung entspricht. Eine Verpflichtung der Nutzung eines bestimmten Standards besteht aber nicht, solange die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt werden. 

Wichtig: Reine PDF-Dokumente, Word-Dokumente, JPEG-Formate und PNG-Formate entsprechen nicht den Anforderungen einer E-Rechnung! Sie ermöglichen keine elektronische Weiterverarbeitung, sondern sind lediglich digitale bildhafte Darstellungen von Rechnungen.  

Wer muss E-Rechnungen ausstellen und empfangen? 

E-Rechnungen müssen immer dann ausgestellt werden, wenn inländische Umsätze an im Inland ansässige Unternehmen geleistet werden. Da sich die Einordnung als „Unternehmer“ nach dem Umsatzsteuergesetz richtet, sind auch Vereine darunter einzuordnen, solange es sich um den Bereich des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes handelt. Handlungen aus der ideellen Sphäre eines Vereins sind hiervon nicht umfasst. Außerdem sind auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der E-Rechnung betroffen. Die E-Rechnung betrifft demnach nur das B2B-Verhältnis.  

Ausnahmenregelungen 

In den Folgen Fällen können weiterhin alternative Rechnungsformen verwendet werden: 

• Umsätze, die gemäß § 4 Nr.8 bis 29 UStG steuerfrei sind  

• Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 € nicht übersteigen  

• Rechnungen von ausländischen Rechnungserstellern oder Rechnungen an ausländische Rechnungsempfänger 

Vereine werden im Regelfall unter die Ausnahmeregelung des § 4 Nr.8 bis 29 UStG fallen und deshalb nicht verpflichtet sein, Rechnungen selbst auszustellen. Allerdings müssen sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vereine sollten sich also bereits jetzt mit der Anschaffung einer passenden Software zur Erstellung, Verarbeitung und Entgegennahme von E-Rechnungen auseinandersetzen.  

Übergangsregelungen 

Es gelten die folgenden Übergangsregelungen:  

• Bis Ende 2026 können Rechnungen noch als sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden 

• Weiterhin können bis Ende 2027 bei kleinen Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr erlangt haben, Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnungen ausgestellt werden 

• Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen – also auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen – bei inländischen Umsätzen mit inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden  

Wichtig: Beim Empfang von E-Rechnungen gelten keine Übergangsregelungen, weshalb Rechnungsempfänger ab dem 01.01.2025 geeignete Systeme zum Empfang von Rechnungen benötigen.