Buchhaltung im Verein – eine Blackbox?
Eingetragene Vereine sind zur Buchhaltung verpflichtet, allerdings ist das Thema für viele Vereine ein rotes Tuch. Dies hat vor allem den Hintergrund, dass Fehler in der Buchführung schwerwiegende Folgen haben können: Gemeinnützigen Vereinen droht bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung die Aberkennung der Gemeinnützigkeit. Zudem kann der Vorstand gegenüber dem Verein haften, wenn die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Wir erklären euch im Folgenden, wie die Buchhaltung für Vereine ausgestaltet sein muss und welche Aspekte beachtet werden müssen.
Was bedeutet Buchhaltung?
Bei der Vereinsbuchhaltung geht es darum, dass alle Einnahmen und Ausgaben eines Vereins ordnungsgemäß erfasst und bewertet werden. Sobald ein Verein eingetragen ist und/oder am wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, ist die Buchhaltung für ihn verpflichtend.
Konkret bedeutet die Pflicht zur Buchführung, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Vereins in einer vollumfänglichen und ordnungsgemäßen Form dokumentiert werden müssen und hierfür sämtliche Belege vorliegen müssen. Zudem muss das Vereinsvermögen gesondert verzeichnet werden.
Insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung entscheidend: Wenn sie nicht vorliegt, kann einem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt werden. Zudem wird die Buchhaltung immer im Rahmen der Gemeinnützigkeitsprüfung geprüft. Entscheidend ist hierbei, dass ein gemeinnütziger Verein darlegen können muss, dass seine erlangten finanziellen Mittel gemeinnützigkeitskonform verwendet wurden.
Aufzeichnungs- und Rechenschaftspflichten gegenüber dem Finanzamt
Bei gemeinnützigen Vereinen bestehen besondere Anforderungen an die Buchhaltung gegenüber dem Finanzamt. Sie müssen eine geeignete Struktur aufzustellen, in der die vier Sphären der Gemeinnützigkeit berücksichtigt sind:
- Ideeller Bereich
- Vermögensverwaltung
- Zweckbetrieb
- Ertragssteuerpflichtiger Geschäftsbetrieb
Weiterhin ist es für gemeinnützige Vereine verpflichtend, dass das Vereinsvermögen und die Erträge des Vereins gegenüber dem Finanzamt dargelegt werden. Hierfür ist im Regelfall eine Einnahmenüberschussrechnung ausreichend. Wenn jedoch der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb mehr als 60.000 € Gewinn erreicht oder der Jahresumsatz über 600.000 € liegt, muss eine Bilanz auf Grundlage der sog. doppelten Buchführung aufgestellt werden.
Übrigens gibt es für gemeinnützige Organisationen einen gesonderten Kontenrahmen, sodass Einnahmen und Ausgaben in die korrekten Kategorien und Sphären eingeordnet werden können. Der von der DATEV herausgegebene Kontenrahmen SKR 49 wird zum Jahreswechsel 2024/2025 durch den neuen SKR 42 abgelöst.
Rolle des Vorstands
Der Vereinsvorstand ist das für die Buchhaltung zuständige Organ. Da der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung eine Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Angelegenheiten des Vereins hat, bezieht sich ebenjene Pflicht auch auf die finanzielle Lage. Wenn also die finanzielle Situation des Vereins dargelegt werden soll, muss gegenüber der Mitgliederversammlung eine Aufstellung sämtlicher Kosten dargelegt, ein Bestandsverzeichnis über sämtliche Vermögensgegenstände vorgelegt und sämtliche Belege der Aus- und Einnahmen vorgezeigt werden.
Was macht der Kassenprüfer?
Vereinen steht es frei, einen Kassenprüfer durch die Mitgliederversammlung zu wählen. Ihm obliegt es, die Buchhaltung des Vorstandes im Vorfeld der Mitgliederversammlung zu überprüfen und Anhaltspunkte über die Ordnungsgemäßheit zu sammeln. Der Bericht des Kassenprüfers ist für die Mitgliederversammlung ausschlaggebend, um über die Entlastung des Vorstands zu entscheiden.
Achtung: Die E-Rechnung kommt!
Ab 01.01.2025 müssen Vereine in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Hierfür werden bestimmte technische Standards benötigt, welche mit den jeweiligen Buchhaltungssystemen kompatibel sein müssen. Sofern der Verein Leistungen gegenüber anderen Unternehmen erbringt, müssen künftig auch die eigenen Rechnungen als elektronische Rechnungen formatiert sein.
