Buchhaltung und Steuerservice für gemeinnützige Vereine

Verbindet eure Zahlungskonten und ladet erste Belege hoch und ihr werdet sehen, ein guter Teil der Geschäftsvorfälle wurde bereits automatisch vorkontiert. Dabei arbeitet die Software auf einer nutzer- und einer nutzerübergreifenden Ebene: Während wir euch für „Aral AG“ vermutlich Kfz Betriebskosten vorschlagen, lernt die Anwendung sofort, wenn ihr den Vorgang auf Reisekosten oder ein individuell angelegtes Buchungskonto erfasst. Um selbst zu buchen, steht euch ein umfangreiches Stichwortverzeichnis zur Verfügung. So könnt ihr auch buchen, wenn ihr bisher noch nie mit einem Kontenplan gearbeitet habt.

Mit Sammelfunktionen erledigst du einen Großteil umfangreicher Buchhaltungen mit wenigen Klicks. Gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfälle können nach unterschiedlichen Kriterien sortiert, markiert und dann gesammelt verbucht werden. So erledigt sich auch eine Buchhaltung mit tausenden Geschäftsvorfällen innerhalb kürzester Zeit.

Die gängigen Buchhaltungsprogramme bieten den Standardkontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften (SKR42) nicht an und behandeln steuerbegünstigte Vereine wie gewerbliche Unternehmen. Das wird spätestens bei der Abgabe der Steuererklärung zum Problem, da das Finanzamt eine Aufschlüsselung der Einnahmen und Ausgaben in die sog. vier Sphären der Gemeinnützigkeit verlangt. Bei uns gehört der SKR42 zum Standard – ihr könnt jede Buchung einer Sphäre zuordnen oder zwischen verschiedenen Sphären aufteilen.

Rechnungen, Angebote und Gutschriften lassen sich direkt mit wenigen Klicks in der Software erstellen. Euer Logo und eure Unternehmensfarben könnt ihr hinterlegen, damit diese in den Vorlagen angewendet werden.

Ihr könnt so viele Benutzer anlegen wie ihr möchtet und diesen unterschiedliche Rollen zuweisen. Arbeitsabläufe lassen sich durch Genehmigungsprozesse abbilden.

Bald habt ihr die Möglichkeit, E-Rechnungen (mit Leitweg-ID) in BuchhaltungsButler zu versenden und zu empfangen. Auch eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk wird realisiert.

Bei deutschsprachigen Rechnungen ist die integrierte Belegerkennungstechnologie ganz vorne mit dabei. Egal ob Kassenzettel oder DIN A4 Rechnungen: Die Software kommt bei korrekt erstellten Rechnungen, die den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung entsprechen, auf eine Erkennungsquote von über 80%. 

Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden automatisch zur Zahlung sortiert. Wurde ein Beleg nicht über ein Firmenkonto sondern zum Beispiel privat bezahlt, kann auch auf Basis der Belegdaten automatisch eine Zahlung erzeugt werden.

Für das Bezahlen offener Rechnungen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Ihr könnt eine Überweisungsdatei generieren („SEPA-XML“), welche ihr zum Beispiel in StarMoney oder in eurem Online Banking verarbeiten könnt. Oder ihr bezahlt offene Rechnungen mit wenigen Klicks direkt aus der Anwendung heraus.

Eine der komfortabelsten Möglichkeiten des Beleguploads ist die E-Mail Inbox: In den Einstellungen hinterlegt ihr einmalig die E-Mail-Adressen von euch, den mitarbeitenden Mitgliedern oder euren Lieferanten und leitet Rechnungen dann bequem über Weiterleitungsregeln oder per direkter Nachricht an die Software weiter.

Wir stellen euch alle notwendigen Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Software sowie zur steuerlich richtigen Buchung typischer Geschäftsvorfälle in Onboarding-Schulungen zur Verfügung (technisches und steuerliches Onboarding).

Die Schulungen finden per Videokonferenz statt und können auch in einem Termin zusammengefasst werden. Die Teilnehmerzahl ist nicht begrenzt – so können alle Personen teilnehmen, die sich in eurem Verein um das Thema Finanzen kümmern.

Wir überprüfen einmal monatlich alle eure Buchungen auf Plausibilität und melden euch Auffälligkeiten. So können wir gemeinsam vermeiden, dass sich Fehler immer weiter fortsetzen.

Der Buchhaltungs-Review findet immer gegen Ende des Monats statt. So könnt ihr eure Buchungen noch rechtzeitig vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung korrigieren (falls nötig).

Ihr habt Fragen zum Umgang mit der Software oder zur steuerlich richtigen Verbuchung von Geschäftsvorfällen eures Vereins? Wir helfen euch gerne per E-Mail.

Eine umfassende steuerliche und rechtliche Beratung – zum Beispiel zur optimalen Gestaltung von Verträgen – kann auf Wunsch gegen Aufpreis hinzugebucht werden.

Wir fertigen für euch alle fälligen Körperschaftsteuererklärungen inklusive der erforderlichen Anlagen an und übermitteln diese an das Finanzamt. Hierfür müsst ihr uns eine Vollmacht in Steuersachen erteilen und alle nötigen Informationen bereitstellen.

Bei Buchung eines Monats-Abos ist die Steuererklärung nur dann Teil des Leistungsumfangs, wenn der Vertrag mindestens sechs Monate bestanden hat. Andernfalls bieten wir euch entweder den Wechsel in ein Jahresabonnement oder die Steuererklärung gegen eine einmalige Gebühr von 600,00 Euro inkl. MwSt. an.

Achtung: Im Alles-Erledigt-Paket sind keine Jahresabschlüsse für bilanzierungspflichtige Vereine enthalten! Wenn euer Verein wegen sehr hoher Umsätze bilanzierungspflichtig ist, solltet ihr euch unser Alles-Erledigt-Paket für Bilanzierer ansehen.

Nicht nur aus steuerlichen Gründen, sondern auch aufgrund der Rechenschaftspflicht des Vorstandes sind Vereine zu einer geordneten Aufstellung ihrer finanziellen Verhältnisse verpflichtet. Bei der Gemeinnützigkeitsprüfung ist schließlich nachzuweisen, in welcher Sphäre wie viel Überschuss erwirtschaftet wurde und wie hoch die zeitnah zu verwendenden Mittel sind.

Die gängigen Tabellenkalkulationsprogramme genügen nicht den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung, da die erfassten Buchungen jederzeit veränderlich sind. Die zugehörigen Belege sind zudem meist nicht eindeutig mit den betreffenden Geschäftsvorfällen verknüpft. Die von uns verwendete Software genügt diesen Anforderungen, da Buchungen nur durch Storno-Buchungen geändert werden können – jeder einzelne Vorgang bleibt damit nachvollziehbar. Die Belege werden zudem direkt mit in der Cloud gespeichert.

Für die meisten Steuerberater zählt das Gemeinnützigkeitsrecht nicht zum täglichen Geschäft. Die wenigen, die es tatsächlich beherrschen, arbeiten nicht auf Grundlage der Steuerberatervergütungsverordnung, sondern rechnen stundenweise oder mit hohen Pauschalen ab. Bei uns fällt bereits die Vergütung für die laufende Belegerfassung weg, da ihr die Geschäftsvorfälle selbst bucht – wir stellen geeignete Software dafür zur Verfügung. Den jährlichen Aufwand der Steuererklärung reduzieren wir durch monatliche Plausibilitätsprüfung und können den Aufwand so auf einen günstigen monatlichen Preis verteilen.

Wir unterstützen euch auch mit den Daten aus einer anderen Software gerne bei der Erstellung der Steuererklärung. Bitte kommt dazu individuell auf uns zu, da der Aufwand je verwendeter Software unterschiedlich hoch ist und wir die bereits getätigten Buchungen des ganzen Jahres auf Plausibiltät prüfen müssen. 

Derzeit bieten wir leider keine Lohnbuchhaltung an. Wir können euch gerne Software empfehlen, mit der ihr eure Mitarbeiter selbst abrechnen könnt. Bei der rechtlich korrekten Ersteinrichtung unterstützen wir gerne.